Por Ariel Dovek Director Latinoamérica Norte Gilbarco Veeder-Root

¿Sabía que los errores en la gestión del combustible aumentan significativamente el costo del negocio, lo que afecta la competitividad de la empresa y, en consecuencia, su rentabilidad?

Si no quiere perder más dinero, llegó la hora de revisar detalladamente su control de consumo de combustible y asumir una gestión rigurosa: cada litro perdido o desperdiciado implica una pérdida monetaria.

¿Cuáles son los factores principales?

¿En qué momentos de la operación se producen pérdidas o desviaciones? La respuesta es: EN TODOS, comenzando por el transporte y la recepción.

1 – Recepción

Entre el abastecimiento del camión cisterna, la base y el almacenamiento del combustible en el tanque de una empresa, se pueden producir algunos «accidentes en la ruta». ¿Ejemplos? Derrame involuntario de combustible, retiro no autorizado en el camino (léase fraude) y, también, las conocidas pérdidas por temperatura. Estas «desviaciones» no se contemplarán en la factura y difícilmente serán identificadas por sistemas manuales rudimentarios para medir el combustible del tanque del camión. Pero se trata de pérdidas relevantes eventualmente.

En estos casos, el volumen del combustible pagado será mayor que el volumen que realmente ingresó en el tanque de la empresa. Esta es la diferencia entre el inventario teórico, contable y real: usted paga, pero no recibe todo lo que compró.

Además, la imprecisión con respecto a la cantidad de producto en el tanque antes de la descarga, puede provocarse un derrame. Ahí se escurre el combustible por la pista y, con él, parte de sus ganancias. Por no mencionar los riesgos de accidentes y contaminación del medio ambiente, ni las sanciones legales originadas por eventos de esta naturaleza, que también se convierten en pérdidas financieras.

Por otro lado, desconocer el nivel correcto de existencias en el tanque puede dar lugar a falta de combustible, es decir, que el combustible se agote antes del plazo previsto, lo que genera costos adicionales o la posibilidad de retrasos en el cronograma de trabajo. El resultado: la empresa probablemente tendrá que recurrir a una estación de servicio de venta minorista de combustible donde los precios son más altos debido a los márgenes agregados y a la mayor carga impositiva, y donde el pago debe realizarse en efectivo la mayoría de las veces.

No tiene sentido alterar el flujo de trabajo y también tener que pagar de más cuando ya invirtió en una estructura propia para tener la seguridad del abastecimiento de la flota y gastos de combustible más bajos que si se realiza al por menor, ¿no es verdad?

2 – Existencias

El almacenamiento puede tener otro tipo de problema: fugas, que pueden presentarse tanto en tanques –subterráneos o superficiales– como en tuberías. Estas fugas de combustible, por pequeñas que sean, además de traer daños colaterales, generan riesgos, y el encargado a veces ni siquiera sospecha que existen.

Son causadas por la falta de una protección adecuada de los equipos que, cuando se fabrican con materiales sujetos a la corrosión, están expuestos a la intemperie y a los accidentes o, en el caso de los tanques subterráneos, al deterioro por la acción de la humedad y del suelo. La falta de sistemas eficientes de medición de tanques y tuberías que detecten inmediatamente fugas, incluso cuando son muy pequeñas, impide que el problema se identifique y se solucione rápidamente. Así, el derrame de combustible y las pérdidas económicas continuarán «silenciosamente».

La temperatura es otro factor que influye en el almacenamiento de combustible. Las mediciones manuales no tienen en cuenta la influencia de esta variable en la medición de las existencias. Sí, el combustible es un líquido. Y como cualquier líquido expuesto a diferentes temperaturas, se expande o se contrae. Dentro de un tanque, esto representa variaciones en la altura de la columna de combustible, que sirve como referencia del volumen existente. Esta variación inducirá a registros de volúmenes erróneos, lo que dará la sensación de pérdidas y ganancias poco realistas en la contabilidad general de la estación de servicio. (puede ser Sitio de carga, Sitio de abastecimiento) estación de servicio se relación con la venta a detalle

3 – Abastecimiento

El abastecimiento es otro punto neurálgico. Una bomba descalibrada o alterada, el derrame al llenar un vehículo y el abastecimiento irregular de vehículos que no forman parte de la flota pueden considerarse como los principales puntos de pérdida. Y, como se mencionó anteriormente, estas fugas de combustible y dinero rara vez se contabilizan (o ni siquiera se perciben) en caso de gestionar inadecuadamente la información del producto.

Asimismo, vale la pena recordar que la falta de medición periódica de la bomba y la manipulación inapropiada de sus componentes, como mangueras y boquillas, realizada en muchas ocasiones por empleados descuidados o que no han recibido la capacitación apropiada para abastecer vehículos, también pueden provocar que se desperdicie combustible.

¿Qué sucede con los costos de mantenimiento? Las instalaciones con bombas mecánicas antiguas son comunes y requieren mantenimiento y calibración frecuentes. Además del aumento de los gastos operativos de las estaciones, ¿cuál es el grado de confianza en los registros de estos equipos? 

4 – Gestión de la información

Como todos saben, el ser humano no es perfecto. Por ejemplo, una distracción en la recopilación de datos de un abastecimiento al completar una planilla, ya sea a mano o de manera digital, es suficiente para generar informes incorrectos. Lo mismo se aplica a la omisión de una operación, ya sea por olvido o mala fe, en el caso de vehículos no autorizados. También pueden producirse errores humanos en la medición de los tanques de los vehículos y la estación de la empresa que causen derrames o entregas en volúmenes inferiores a los que figuran en la factura.

Suele ocurrir que el encargado del abastecimiento de la estación de servicio o el patio de despacho no puede enfocarse únicamente en esta tarea porque realiza otras funciones al mismo tiempo, y se deja de registrar los datos. Por lo tanto, la información en estas planillas no es confiable.

¿Puede decir, con seguridad, cuánto combustible recibió en la última entrega, qué volumen hay en el tanque de la empresa y cuál es el momento apropiado para solicitar una nueva entrega? O bien, ¿cuántos abastecimientos se realizaron en el mes, cuáles vehículos fueron abastecidos, en qué cantidades y qué días? O incluso, ¿cuál es el consumo mensual promedio de cada vehículo de la flota?

Además, ¿el volumen de combustible que compró ese mes es igual al volumen consumido por la flota? ¿Cuál es su pérdida y ganancia real en el puesto al analizar cada día su operación? 

El resultado de todos los vacíos de información es la imposibilidad de responder estas preguntas con exactitud, poder aprovechar los datos para lograr una mayor eficiencia en la gestión de combustibles y, en consecuencia, generar mayores ahorros y productividad para su negocio.

La manera ideal de asegurar esta eficiencia es poder confiar en datos fiables que proporcionen el control total de la flota e información detallada sobre el flujo del abastecimiento. Con esto es posible identificar fácilmente las pérdidas del proceso de abastecimiento, las fugas ocasionales, las tendencias operativas y los fraudes.

Hay medios para esto, con un costo aún menor de lo que pueda imaginar.

El valor de las pérdidas

Basándose en el precio actual del diésel y en las previsiones de aumento gradual su precio a nivel global, es fundamental prestar la debida atención al control de la gestión de este gasto.

Si lo tomamos como parámetro para nuestro análisis, el futuro puede traer a nuestra región, incrementos y potenciales pérdidas financieras. Controlar el combustible desde que sale el combustible de la refinería hasta mis tanques debe ser una de mis prioridades.