Software y hardware para el despacho de combustibles

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Por Alfredo Orellana Moyao, especialista en regulación energética y ambiental.
Socio fundador de Fuel Experts.

 

Actualmente, los sistemas para medición y despacho de gasolina y otros combustibles líquidos son del tipo computador, los cuales registran el volumen de combustible líquido, el importe de la venta y el precio por litro, mientras el bombeo se realiza con bombas remotas, que proveen un abastecimiento a presión constante. Esa es su definición y su estándar actual y vigente.

Aquí van CINCO CLAVES que todo empresario de los combustibles debe conocer para comprender de mejor manera los desafíos de nuestro tiempo, con la estruendosa vigencia de la NOM-005-SCFI-2017.

  1. El binomio regulatorio: hardware y software

El tema de los dispensarios para el despacho de gasolinas y diésel al público en general se regula mediante dos instrumentos, esto es, dos Normas Oficiales Mexicanas de la Secretaría de Economía:

  1. La NOM-005, que regula los equipos y al dispensario como instrumento físico. Es la regulación del hardware; de los fierros, dicen algunos.
  2. La NOM-185, que regula los programas de cómputo que funcionan en los dispensarios y calculan el volumen de las transacciones, deben guardar los registros y han de permitir las auditorías volumétricas. Es el software: los programas o aplicaciones, les dicen.

 

La vieja NOM-005 anterior es del 2011, aunque su antecedente remoto viene desde 1994. Se trataba -en un principio- de regular bombas básicamente mecánicas, sin un sistema de cómputo integrado. Eran más bien medidores y calculadoras básicas de volumen y de pago, en tanto que las bitácoras mayores estaban en libros y otros sistemas contables.

La NOM-185 anterior es de 2012. La primera enfocada a regular al dispensario como instrumento inteligente, capaz de medir mucho más que las transacciones y con la expectativa de convertir al dispensario en un instrumento directo de auditoría. La compatibilidad y portabilidad de la información generada directamente en el despacho era la gran intención del surgimiento de esta NOM, junto con la modernización de la NOM-005.

Es importante ubicar el contexto de entonces: ambas fueron creadas y redactadas cuando sólo podía venderse gasolina en franquicias de PEMEX. Desde entonces, la preocupación por la venta honesta (litros de a litro) y el control del mercado negro de combustibles (huachicol) eran la motivación de más normatividad, cargas regulatorias, gastos e inversiones, verificaciones y sanciones, que provocan molestias, litigios y conflictos en los mercados, tanto para empresarios, como para consumidores y autoridades.

Fue en septiembre de 2012 cuando nació el binomio regulatorio en su primera generación. Fue también en ese momento en el que se verificaron los primeros problemas para su implementación. Creo importante reproducir parte del comunicado de la Secretaría de Economía al respecto:

El 26 de octubre de 2012 entrarán en vigor las NOM-005-SCFI-2011 y NOM-185-SCFI-2012. Se tiene conocimiento que se han presentado obstáculos en la distribución de los paquetes de escalamiento para adecuar los dispensarios de gasolina, así como en la sustitución de estos equipos, para cumplir con la nueva normatividad.

Por lo anterior, algunos empresarios gasolineros recibirán la instalación del escalamiento o del dispensario con posterioridad a la entrada en vigor de las normas.

Reconociendo estas dificultades, la Secretaría de Economía (SE) y la Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO), implementarán un esquema de reconocimiento para identificar las estaciones de servicio que se encuentren en esta situación.

Para la aplicación de dicho esquema de reconocimiento será indispensable que las estaciones de servicio que se encuentren en los supuestos mencionados:

  1. Reporten a la SE, directamente o a través de la organización en la que están agremiados, la fecha en que se contrató el escalamiento o remplazo de su dispensario, y esta sea anterior al 26 de octubre de 2012;
  2. Reporten la fecha en que su distribuidor hará la instalación;
  3. Cuenten con la documentación que acredite las fechas mencionadas.

De esta forma, tanto la SE como la PROFECO, podrán garantizar la protección a los consumidores de combustible, sin dejar en estado de indefensión a los empresarios gasolineros que, aun pretendiendo cumplir con la nueva normatividad, han encontrado retrasos no imputables a ellos.

 

  1. Las nuevas NOMs del binomio regulatorio

La segunda generación de la normatividad de ese binomio surgió hace dos años, en septiembre y octubre de 2018:

  1. Software. La nueva NOM-185-SCFI-2017 Programas informáticos y sistemas electrónicos que controlan el funcionamiento de los sistemas para medición y despacho de gasolina y otros combustibles líquidos-Especificaciones, métodos de prueba y de verificación (cancela a la NOM-185-SCFI-2012), fue publicada en el Diario Oficial de la Federación el 6 de septiembre de
  2. Hardware. La nueva NOM-005-SCFI-2017, Instrumentos de medición-Sistema para medición y despacho de gasolina y otros combustibles líquidos con un gasto máximo de 250 L/min-Especificaciones, métodos de prueba y de verificación (Cancela a la NOM-005-SCFI-2011), fue publicada el 10 de octubre de 2018

Ambas entraron en vigor 180 días después de su publicación, es decir, en marzo y abril de 2019, respectivamente. Para implementar la entrada en vigor de esta nueva regulación, se adoptaron las siguientes previsiones transitorias:

  1. En relación con el Software:
  2. Los certificados de los Programas Informáticos emitidos antes de la entrada en vigor de la NOM, se considerarían vigentes y no les aplicará la Evaluación de la Conformidad de la nueva NOM.
  3. Pero a los dos años, todos los sistemas para medición y los programas informáticos y sistemas electrónicos que controlan su funcionamiento deben cumplir con las disposiciones establecidas en la NOM-185-SCFI-2017. Es decir, a partir de septiembre de 2020.
  • Los registros de ajuste a la entrega de volumen en bitácoras NO aplicarán para los sistemas para medición y despacho cuyo mecanismo de ajuste sea exclusivamente del tipo mecánico, aprobados antes de la entrada en vigor de la NOM.
  1. En relación con el Hardware:
  2. La verificación de los siguientes elementos sólo aplicará a los dispensarios comercializados con aprobaciones del modelo o prototipo expedidas a partir del 1 de noviembre de 2012[1]:

Información Comercial. Llevar marcados en forma permanente y visible, los siguientes datos:

  • Alcance de medición del sistema en gasto volumétrico para el cual está diseñado;
  • Número de aprobación del modelo o prototipo;

Elemento primario de medición. Verificar que el alcance del elemento primario de medición está dentro del alcance declarado por el fabricante. La aprobación del modelo o prototipo debe efectuarse con la información proporcionada por el fabricante, en idioma español, la cual debe incluir: Marca, modelo, número de serie, alcance y tipo del elemento primario de medición, forma de identificar el modelo y forma de identificar la serie.

Procedimiento de verificación electrónica. Registrar por cada sistema para medición y despacho de gasolina y otros combustibles líquidos, entre otros datos, los siguientes:  Indicación del totalizador de ventas realizadas, tanto en volumen, como en dinero, para cada lado del sistema para medición y despacho de gasolina y otros combustibles líquidos y tipo de combustible.

  1. A los sistemas para medición y despacho cuyo mecanismo de ajuste sea exclusivamente mecánico, aprobados antes de la entrada en vigor de la nueva NOM, NO le serán aplicables los registros de calibración electrónica en bitácoras con registro CALI.
  2. Las disposiciones con las que se hayan emitido las aprobaciones del modelo o prototipo anteriores a la entrada en vigor de esta NOM, permanecerán vigentes y no afectarán la Evaluación de la conformidad de los Sistemas para medición, siempre y cuando no contravengan las nuevas disposiciones, o que en su caso impongan la necesidad de cumplir con requisitos adicionales.

Lo anterior significa que existen al menos tres generaciones de dispensarios, a los que corresponden diferentes esquemas de verificación:

  1. Los sistemas con un mecanismo de ajuste exclusivamente mecánico. No les aplica el registro CALI.
  2. Los sistemas que cuentan con dispensarios de modelos y prototipos autorizados antes del 1 de noviembre de 2012, a los que no les aplicarán algunas verificaciones de información comercial, del elemento primario de medición y de verificación electrónica, y
  3. Los sistemas con dispensarios de modelos y prototipos posteriores a noviembre de 2012, para los que no parecen haber excepciones aplicables.

 

  1. Lo que cambia en octubre de 2020

La Secretaría de Economía se dio cuenta que el mercado no estaría listo a tiempo para cumplir con el binomio regulatorio, de modo que el 18 de abril de 2019 modificó la entrada en vigor de ciertos apartados de la NOM-005.

Esa prórroga se estableció para ampliar las capacidades de verificación y desarrollo de sistemas para medición y despacho de gasolina por parte del Centro Nacional de Metrología (CENAM), para poder determinar del grado de cumplimiento de los requisitos establecidos en la NOM-005-SCFI-2017, así como para permitir que los fabricantes de dispensarios puedan cumplir cabalmente con esa NOM.

Con esa publicación, se postergó hasta el 8 de octubre de 2020, la posibilidad de llevar a cabo la Evaluación de la Conformidad de los siguientes apartados de la NOM-005-SCFI-2017:

  1. Las pistas de auditoría o la bitácora de eventos deben registrar de manera consecutiva los eventos de hasta 12 meses de operación normal. La bitácora, debe ser descargada por medio del puerto serial (RS232, USB o MicroUSB), y está condicionada a digitar una contraseña en el panel de control del sistema para medición y despacho de gasolina y otros combustibles líquidos, la cual debe ser entregada a la PROFECO y al Centro Nacional de Metrología para poder realizar las verificaciones correspondientes.

Los eventos que se deben registrar y podrán verificarse a partir de octubre 2020, son, entre otros:

  • Cambio de fecha y hora del sistema, incluyendo la nueva fecha y hora; y
  • Actualización del o los programas de cómputo incluyendo la o las versiones a la que se actualizó.
  1. El registro del evento debe incluir la fecha y la hora de ejecución, en el caso de que la descripción de los eventos esté abreviada, se debe entregar a la PROFECO y al Centro Nacional de Metrología la tabla en donde se indique a qué evento corresponde. Los eventos a verificar a partir de octubre de 2020, entre otros, son:
    • CAMF .-Registro del cambio de fecha y hora del sistema incluyendo la nueva fecha y hora, realizada conforme a especificaciones del fabricante.
    • – Registro de actualización del o los programas del sistema incluyendo la versión a la que se actualizó, realizado conforme a especificaciones del fabricante.

 

  1. Las verificaciones de PROFECO y las características de cada estación

Las nuevas NOM están vigentes desde 2019. Su implementación enfrenta diversos dilemas que tienen que ver con la temporalidad y antigüedad de las instalaciones y su historial de cumplimientos normativos previos.

Las estaciones de servicio más antiguas seguramente contarán con instrumentos mecánicos a los que no puede aplicarse la totalidad de las nuevas NOMs.

Otras seguramente llevaron a cabo un proceso de inversión y actualización a partir de noviembre de 2012 y debe tomarse en cuenta el grado de avance que tienen para determinar el grado de aplicación de las nuevas NOM.

Algunas otras han construido o iniciado operaciones de 2019 en adelante, de modo que seguramente será aplicable el nuevo marco normativo, con más amplitud y menos excepciones.

Sin embargo, en materia regulatoria no basta con asumir o acreditar la antigüedad de las instalaciones y equipos, sino que debe acreditarse el cumplimiento de una normatividad anterior, para poder acogerse a ella durante la implementación de nuevas normas. Es decir, que los dictámenes de evaluación de la conformidad anteriores, los certificados de mantenimiento y cumplimiento, los certificados de modelos y prototipos instalados, o cualquier otro instrumento que demuestre el cumplimiento y la conformidad regulatoria, son los documentos adecuados para identificar el grado en el que será exigible la NOM-005 y la NOM-185 durante el resto de 2020.

 

  1. La carga regulatoria y su dimensión múltiple

El denominador común de una multiplicidad de cargas regulatorias es la volumetría y su documentación sistémica y auditable. En el pasado, el cómputo de volúmenes para efectos técnicos podía variar del cálculo de ventas para efectos fiscales, así como del balance entre suministros y despachos.  Incluso la conciliación de ventas por bomba y el total de transacciones de cisterna tenía su propia dinámica para el control interno y externo en términos operativos, contables o fiscales.

Sin embargo, la regulación de los combustibles ha centrado su atención en la trazabilidad y lo auditable de los volúmenes y las transacciones. Los sistemas de la Comisión Reguladora de Energía buscan crear un inventario y un balance nacional en el manejo de gasolinas y diésel en todo el país y en toda la cadena de logística y distribución. Los sistemas de inteligencia del SAT pretenden dar orden a los movimientos transaccionales de esa misma cadena, en tanto que la nueva regulación de los sistemas de despacho y los dispensarios buscan crear un mecanismo automatizado, parametrizado auditable y portable, que evite distorsiones en la venta de menudeo al consumidor (litros de a litro) y limite el mercado negro (huachicol).

Los sistemas regulatorios parecen comunicarse entre sí, aunque de una forma quizás no muy eficiente. Esto significa que no basta con cumplir o intentar cumplir con cada una de las obligaciones normativas, sino que es preciso contar con instrumentos y políticas empresariales para ordenar y sistematizar toda esa información y reportes, para confeccionar “la verdad” del regulado. Es decir, que cada empresario debe asegurarse de tener un buen álbum con los reportes e informes que genera y presenta cada instalación, para evitar accidentes de cumplimiento, tales como contradicciones, falta de sincronización de datos, o ausencia de un relato unificador respecto de todos los datos aislados.

La inminente visita de las autoridades hace necesario también un protocolo legal para atender inspecciones, requerimientos y verificaciones, de forma inteligente, segura y con previsión adecuada.

Un autodiagnóstico es la mejor herramienta para trazar el destino propio. Conocer la normatividad y conocer la instalación y su realidad regulatoria es la mejor práctica en tiempos de cambios y ajustes.

Antes de cambiar los dispensarios o los programas, es imperativo cambiar la práctica interna para operar los cambios regulatorios y para hacer frente a las autoridades cuando ejercen facultades de inspección.

El cumplimiento regulatorio no puede ser pasivo y reactivo. Debe ser parte de la filosofía del negocio y debe dejar de ser un costo para convertirse en un valor de corto y mediano plazo. La primera inversión que se hace necesaria en octubre de 2020 es un corte de caja y un diagnóstico del estado que guarda cada estación de servicio, para confeccionar su propia ruta y relato de cumplimiento y blindaje normativo.

[1] Un listado actualizado en abril de 2017 por la Dirección General de Normas de la Secretaría de Economía, está disponible en:
https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/220436/NOM-005-SCFI-2011_30_de_Abril_de__2017.pdf